Frysk Toerisme Festival
Hoe je van een theater een bruisend festival maakt.
In samenwerking met Merk Fryslân & de Harmonie
Frysk Toerisme Festival 2025
Voor het Frysk Toerisme Festival schakelde Merk Fryslân de hulp van Smart Camels in. Hun wens? Een inspirerende ontmoetingsplek creëren voor professionals uit de toerisme- en vrijetijdssector. Onze opdracht? Zorgen voor die echte festivalsfeer. Van de eerste indruk bij binnenkomst tot de laatste netwerkborrel. In deze klantcase lees je hoe we dat aanpakten, stap voor stap.
De eerste ontmoeting
Omdat Merk Fryslân en Smart Camels geen onbekenden van elkaar zijn, konden we tijdens de eerste overleggen bij Merk Fryslân meteen de inhoud in duiken.
Onze rol was in eerste instantie hierbij vooral adviserend: actief luisteren, gaten in het plan signaleren en waar nodig knopen doorhakken. Dankzij onze ervaring konden we snel schakelen, wat het team hielp om gefocust en met energie toe te werken naar het festival.
Concept & offerte
Samen met Merk Fryslân werkten we het concept van het Frysk Toerisme Festival verder uit. Onze taak: de locatie omtoveren tot een plek met een echte festivalsfeer. Vanaf de entree tot in de kleinste hoekjes van het gebouw. Overal moest je die fijne ‘flow’ voelen. Denk aan vrolijke bewegwijzering, een overzichtelijk blokkenschema en meerdere podia met hun eigen vibe. Alles in lijn met het idee: mensen moeten zich vrij kunnen bewegen, maar ook gericht kunnen netwerken. Het voorstel stemden we stap voor stap af, tot het van voor tot achter klopte, visueel, inhoudelijk én qua gevoel.
“Het festivalgevoel dat we voor ogen hadden was voelbaar van begin tot eind”
Haise Bosma, Smart Camels
Organisatie
Toen de richting eenmaal stond, kwamen wij in actie als organisatiebureau. We coördineerden de samenwerking met de Harmonie, stelden een duidelijke planning op en maakten heldere taakverdelingen.
We bleven de vinger aan de pols houden: waar nodig schakelden we snel en dachten we mee in keuzes die het verschil konden maken. Onze ervaring bood structuur en overzicht, wat binnen het team zorgde voor rust, vertrouwen en enthousiasme.
Tussentijdse check-in
Tijdens de voorbereiding bleven we regelmatig in contact. Elk gesprek diende als check: zitten we nog op koers? Waar moeten we bijsturen?
Deze momenten waren laagdrempelig, open en eerlijk. Soms bij ons op kantoor, soms gewoon even met een belletje of bakkie koffie. Zo bleven we goed afgestemd, ook toen de datum dichterbij kwam.
De regie
Op de dag zelf had Smart Camels de regie in handen. De mensen van Merk Fryslân waren verspreid over de verschillende podia en onderdelen van het festival, en wisten precies waar ze moesten zijn. Maar zodra er iets afweek van het schema, schakelden ze direct met ons. Dankzij onze voorbereiding wisten zij hoe effectieve communicatie eruit ziet op een eventdag.
Wij losten zaken snel op, hielden het overzicht en zorgden ervoor dat de sfeer goed bleef. Daarmee creëerden we rust, ruimte en vertrouwen. Precies waar een festival als dit op draait.
Evaluatie
Na afloop keken we samen terug op een geslaagde dag. De samenwerking met Merk Fryslân en de Harmonie verliep soepel en het festivalgevoel dat we voor ogen hadden was voelbaar van begin tot eind.
De combinatie van creatieve aankleding, strakke coördinatie en een fijne samenwerking zorgde ervoor dat het Frysk Toerisme Festival niet alleen inspirerend, maar ook professioneel en goed georganiseerd aanvoelde.
Wij zijn klaar voor jouw event
Wil jij je plan of idee met ons delen?
Cases
Bekijk ook eens de volgende cases
