Smart Camels - Caparis – Stakeholdersessie

Caparis

Stakeholdersessie Stadslogistiek

HiveMobility | Duurzame mobiliteit en verbinding

De uitdaging

Vanaf 2025 krijgen veel Nederlandse steden een zero-emissiezone (ZE-zone). Een ZE-zone is, in tegenstelling tot een milieu zone, een gebied waar op termijn alleen nog uitstootvrije bedrijfsauto’s en vrachtwagens mogen rijden. Caparis is hier op ingesprongen en heeft een CityHub Leeuwarden opgezet.
Het doel van de bijeenkomst was om deelnemers op een boeiende manier kennis te laten maken met de nieuwe CityHub in Leeuwarden. Caparis wilde graag een format waarbij hun gasten niet alleen luisterden, maar actief betrokken werden, met ruimte voor kennisoverdracht en interactie.

De eerste ontmoeting

Bij Smart Camels starten we altijd met een kennismakingsgesprek. We spraken met Caparis over hun doelen, verwachtingen en de specifieke wensen voor deze bijeenkomst. Al snel werd duidelijk dat Caparis behoefte had aan een innovatieve en interactieve aanpak. We luisterden aandachtig en legden de basis voor een concept dat perfect aansloot bij hun visie.

Concept & offerte

Gebaseerd op de input van Caparis stelden we een uniek concept voor: een ‘serious event’, in samenwerking met onze partner JGM Serious Gaming eXperiences. Dit spelvormige format zou de stakeholders spelenderwijs door de belangrijkste elementen van stadslogistiek leiden, waardoor zij op een actieve manier de uitdagingen en oplossingen konden verkennen. Na een aantal afstemmingen werkten we een gedetailleerde offerte uit die volledig aansloot bij hun wensen en budget.

Organisatie

Met een duidelijk concept op tafel, ging Smart Camels aan de slag met de organisatie. We legden een projectplan en draaiboek vast, bespraken met Caparis wie welke rollen op zich zou nemen en verdeelden de taken. Door onze gestructureerde aanpak konden we ervoor zorgen dat elk detail naadloos geregeld was.

Smart Camels | Wij organiseren jouw symposium!

“Wat een verfrissend en anders-dan-anders evenement! Heel blij met het resultaat. Dank aan Sterre en de geweldige collega’s van Smart Camels!”

Aafke Gros, communicatieadviseur Caparis

Smart Camels | Wij dragen zorg van A tot Z

Tussentijdse check-in

Tijdens het hele proces bleven we nauw in contact met Caparis. Met regelmatige check-ins hielden we de voortgang in de gaten en konden we snel schakelen wanneer dat nodig was. Deze open communicatie zorgde ervoor dat Caparis altijd up-to-date bleef en erop kon vertrouwen dat het evenement op schema lag.

De regie

Op de dag van het evenement namen wij bij Smart Camels de volledige regie in handen. Van de opbouw tot de laatste afhandeling, wij zorgden dat alles precies volgens plan verliep. Dit gaf Caparis de vrijheid om zich volledig op de gasten te richten en het spel en de interacties te ervaren zonder zich zorgen te hoeven maken over de logistiek.

Evaluatie

Na afloop keken we samen met Caparis terug op het evenement. Het interactieve format van een ‘serious event’ bleek een schot in de roos: de deelnemers waren actief betrokken en gaven positieve feedback op de speelse manier van leren en delen. Caparis was zeer tevreden met de uitvoering en de resultaten. Door deze evaluatie konden we samen vaststellen wat goed werkte en hoe we in de toekomst nog meer waarde kunnen toevoegen.

Team in actie bij het organiseren van een groot evenement

Wij zijn klaar om jouw evenement te organiseren.

Zullen we eens kennis maken?

Neem contact op

Cases

Bekijk ook eens de volgende cases

Hellema – Zomerfeest 2025

Lees meer

Gjaltema Familiedag 2025

Lees meer

Circular Summit Fryslân 2025

Lees meer

Over onze personeelsfeesten:

Een personeelsfeest organiseren kan veel van je vragen: het is aan jou/jullie om een geslaagd feestje te organiseren. Smart Camels wil je ontlasten en organiseert tegelijkertijd een verassend, menselijk en professioneel personeelsfeest. Daar hebben we maar drie stappen voor nodig:

De eerste ontmoeting

Een personeelsfeest organiseren, begint met een goed gesprek. We nemen de tijd om je bedrijf en doelen te leren kennen. Daar staan we ook voor: we organiseren en faciliteren op menselijke en gemakkelijke wijze. Door goed te luisteren en te brainstormen, leggen we de basis voor een personeelsfeest dat jouw medewerkers echt zal verassen!

Buffet en catering tijdens personeelsfeest

Concept en offerte

We gaan aan de slag voor jouw personeelsfeest! We ontwikkelen een uniek concept, helemaal afgestemd op jullie team en bedrijfscultuur. Van bijzondere activiteiten voor jouw personeelsfeest tot de ideale locatie en aankleding: wij werken alles tot in detail uit en maken een transparante offerte

Sfeervolle verlichting en decoratie op personeelsfeest

De organisatie van jouw personeelsfeest

Tijd voor actie op jouw personeelsfeest! We organiseren, faciliteren en evalueren jouw personeelsfeest. Samen met jou, je team en iedereen die uitgenodigd is, willen we zorgen voor een geslaagde dag of avond! We gaan van klein idee, naar grootse actie. Laten we samen een personeelsfeest organiseren!