Caparis
Stakeholdersessie Stadslogistiek
De uitdaging
Vanaf 2025 krijgen veel Nederlandse steden een zero-emissiezone (ZE-zone). Een ZE-zone is, in tegenstelling tot een milieu zone, een gebied waar op termijn alleen nog uitstootvrije bedrijfsauto’s en vrachtwagens mogen rijden. Caparis is hier op ingesprongen en heeft een CityHub Leeuwarden opgezet.
Het doel van de bijeenkomst was om deelnemers op een boeiende manier kennis te laten maken met de nieuwe CityHub in Leeuwarden. Caparis wilde graag een format waarbij hun gasten niet alleen luisterden, maar actief betrokken werden, met ruimte voor kennisoverdracht en interactie.
Het doel van de bijeenkomst was om deelnemers op een boeiende manier kennis te laten maken met de nieuwe CityHub in Leeuwarden. Caparis wilde graag een format waarbij hun gasten niet alleen luisterden, maar actief betrokken werden, met ruimte voor kennisoverdracht en interactie.
De eerste ontmoeting
Bij Smart Camels starten we altijd met een kennismakingsgesprek. We spraken met Caparis over hun doelen, verwachtingen en de specifieke wensen voor deze bijeenkomst. Al snel werd duidelijk dat Caparis behoefte had aan een innovatieve en interactieve aanpak. We luisterden aandachtig en legden de basis voor een concept dat perfect aansloot bij hun visie.
Concept & offerte
Gebaseerd op de input van Caparis stelden we een uniek concept voor: een ‘serious event’, in samenwerking met onze partner JGM Serious Gaming eXperiences. Dit spelvormige format zou de stakeholders spelenderwijs door de belangrijkste elementen van stadslogistiek leiden, waardoor zij op een actieve manier de uitdagingen en oplossingen konden verkennen. Na een aantal afstemmingen werkten we een gedetailleerde offerte uit die volledig aansloot bij hun wensen en budget.
Organisatie
Met een duidelijk concept op tafel, ging Smart Camels aan de slag met de organisatie. We legden een projectplan en draaiboek vast, bespraken met Caparis wie welke rollen op zich zou nemen en verdeelden de taken. Door onze gestructureerde aanpak konden we ervoor zorgen dat elk detail naadloos geregeld was.
“Wat een verfrissend en anders-dan-anders evenement! Heel blij met het resultaat. Dank aan Sterre en de geweldige collega’s van Smart Camels!”
Aafke Gros, communicatieadviseur Caparis
Tussentijdse check-in
Tijdens het hele proces bleven we nauw in contact met Caparis. Met regelmatige check-ins hielden we de voortgang in de gaten en konden we snel schakelen wanneer dat nodig was. Deze open communicatie zorgde ervoor dat Caparis altijd up-to-date bleef en erop kon vertrouwen dat het evenement op schema lag.
De regie
Op de dag van het evenement namen wij bij Smart Camels de volledige regie in handen. Van de opbouw tot de laatste afhandeling, wij zorgden dat alles precies volgens plan verliep. Dit gaf Caparis de vrijheid om zich volledig op de gasten te richten en het spel en de interacties te ervaren zonder zich zorgen te hoeven maken over de logistiek.
Evaluatie
Na afloop keken we samen met Caparis terug op het evenement. Het interactieve format van een ‘serious event’ bleek een schot in de roos: de deelnemers waren actief betrokken en gaven positieve feedback op de speelse manier van leren en delen. Caparis was zeer tevreden met de uitvoering en de resultaten. Door deze evaluatie konden we samen vaststellen wat goed werkte en hoe we in de toekomst nog meer waarde kunnen toevoegen.
Wij zijn klaar voor jouw event
Wil jij je plan of idee met ons delen?
Cases
Bekijk ook eens de volgende cases
