De locatie van je evenement ligt misschien voor de hand. Je eigen fabrieksterrein, het buurthuis of de dichtstbijzijnde schouwburg. Toch is het slim om hier al strategisch over na te denken. De locatie draagt bij aan het succes van je evenement.

Voor HIVE LIVE zochten we een locatie die past bij de visie ‘duurzame mobiliteit’. Deze locatie vonden we in de Puddingfabriek in Groningen. Centraal gelegen, nabij het centraal station en daarmee toegankelijk voor alle bezoekers.

Voor HIVE LIVE hebben we een volledige geoptimaliseerde huisstijl ontwikkeld. Deze stijl paste niet alleen bij de organisatie, maar sloot perfect aan op het thema van het evenement. Deze huisstijl is toegepast om alle middelen rondom het evenement te ontwikkelen. Zo is deze teruggekomen in de;

• uitnodigingen
• event website
• keynote

Niet alleen achter de schermen denkt Smart Camels op een verrassende manier met je mee. We zorgen er namelijk ook voor dat de inhoud goed geregeld wordt en dat alles staat als een huis.

Smart Camels zocht voor HIVE LIVE contact met experts in duurzame mobiliteit, maakte afspraken met deze experts en zorgde er zo voor dat hun bijdrage het symposium verrijkte. Ook met dagvoorzitter Marelle van Beerenschot en keynote-speaker Marc Lammers werden zorgvuldige afspraken gemaakt om de dialogen gedurende het evenement te begeleiden en op een meeslepende manier waardevolle inzichten te bieden.

Bij de organisatie van een evenement is er veel werk te verzetten om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te krijgen. Onmisbaar is natuurlijk het publiek. Om ervoor te zorgen dat alle bezoekers te juiste informatie kregen is het hele traject van uitnodiging tot afsluiting van het congres uitgedacht.

Met een speciaal ontwikkelde event-website konden we iedereen naar één centrale plek verwijzen voor informatie. Hier vond de registratie van deelnemers plaats, werden bezoekers vooraf meegenomen in het globale programma (en andere praktische informatie) en vonden ze natuurlijk de beste manier om (met het OV) naar HIVE LIVE te komen.

Na veel voorbereiding is de grote dag daar. Smart Camels denkt aan de kleine details. Van eerste aanblik op de evenementenlocatie, tot de aankleding van de plenaire zaal en looproutes door de ontvangstruimte. De signatuur van HIVE LIVE was terug te vinden in alle details; van verlichting, de keynote presentatie tot de garderobe kaartjes. Geen detail wordt gemist bij de organisatie van je evenement.

Ook tijdens evenementen die we organiseren blijven we niet stilzitten. We helpen met praktische zaken, verzorgen apparatuur die nodig is (inclusief technici om deze te bedienen) en verzorgen de registratie van je evenement.

De samenwerking sluiten we altijd af met scherpe evaluaties. Beide partijen kunnen hiervan veel leren en zich zo ontwikkelen. Wat ging goed, wat kan nog beter, waar zaten de knelpunten? Zo zorgen we er niet alleen voor dat wij ons blijven ontwikkelen maar dat opdrachten écht goed afgesloten worden.

Het congres HIVE LIVE is door de fijne en constante communicatie voor ons een voorbeeldproject geworden. Met een op maat gemaakte planning en gedetailleerde uitvoering zorgden we voor een compleet en succesvol event waar de bezoekers nog vaak aan terug denken.