058 5853 730 info@smartcamels.nl

Mensen samenbrengen

is niet moeilijk

 

Wij regelen het met én voor jou!

Waarschijnlijk herken je deze situatie. Je hebt een hoofd vol ideeën en zit klaar voor je laptop om ze uit te werken naar een event-plan. Het scherm blijft leeg… Waar moet je beginnen? Hoe zorg je ervoor dat je alle stakeholders bij elkaar krijgt, ze voldoende ruimte geeft voor hun verhaal, zonder dat het een ingewikkelde lange zit wordt voor iedereen?

Met deze uitdaging kampte Hive.Mobility ook. Als voortrekker in de ontwikkeling van duurzame mobiliteit stonden ze voor de uitdaging om verbinding te creëren tussen kennisinstellingen, organisaties en overheidsinstanties. Hive.Mobility vond in Smart Camels een organisatiepartner die hen volledig ondersteunde bij de creatie en organisatie van het evenement HIVE LIVE.

Laten we kennismaken!

Sta jij ook voor een organisatorische uitdaging? Wij delen graag onze kijk op de uitwerking. Bel vrijblijvend naar 058 – 585 37 30 of stuur je uitdaging in.

Twijfel je nog of je een creatief organisatiebureau nodig hebt?

Dat snappen we. Het is niet zomaar iets om de organisatie van een evenement (deels) uit handen te geven. We gaan daarom graag vrijblijvend met je in gesprek. We nemen dan jouw wensen en ideeën door en leggen tot in detail uit wat wij voor je kunnen doen.

Waar Smart Camels Hive.Mobility mee ondersteunde

Als full-service organisatiebureau zijn we in staat om klanten te helpen in alle aspecten die komen kijken bij de organisatie van een succesvol en doeltreffend evenement. Onze werkwijze heeft ervoor gezorgd dat HIVE LIVE een evenement was waarbij alles succesvol samenkwam.

 

Zo creëerde HIVE LIVE verbinding bij de deelnemers

Ons proces voor HIVE LIVE

Elk proces is anders en toch zit er vaak een rode draad in.

1. Kennismaking

Wij geloven in een menselijke en betrokken aanpak. Een goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle uitkomst. Tijdens de kennismaking met Hive.Mobility zijn we dieper ingegaan op hun doelen en de verwachte uitkomst voor het evenement. Tijdens deze kennismaking is het belangrijkste thema boven tafel gekomen; “Talent voor de toekomst”, gerelateerd aan duurzame mobiliteit.

Ook zijn de wensen en verwachtingen van beide kanten besproken als basis voor een gestroomlijnde samenwerking.

2. Locatie, locatie, locatie

De locatie van je evenement ligt misschien voor de hand. Je eigen fabrieksterrein, het buurthuis of de dichtstbijzijnde schouwburg. Toch is het slim om hier al strategisch over na te denken. De locatie draagt bij aan het succes van je evenement.

Voor HIVE LIVE zochten we een locatie die past bij de visie ‘duurzame mobiliteit’. Deze locatie vonden we in de Puddingfabriek in Groningen. Centraal gelegen, nabij het centraal station en daarmee toegankelijk voor alle bezoekers.

3. De perfecte uitstraling

Voor HIVE LIVE hebben we een volledige geoptimaliseerde huisstijl ontwikkeld. Deze stijl paste niet alleen bij de organisatie, maar sloot perfect aan op het thema van het evenement. Deze huisstijl is toegepast om alle middelen rondom het evenement te ontwikkelen. Zo is deze teruggekomen in de;

  • uitnodigingen
  • event website
  • keynote
4. Organisatie en inhoud

Niet alleen achter de schermen denkt Smart Camels op een verrassende manier met je mee. We zorgen er namelijk ook voor dat de inhoud goed geregeld wordt en dat alles staat als een huis.

Smart Camels zocht voor HIVE LIVE contact met experts in duurzame mobiliteit, maakte afspraken met deze experts en zorgde er zo voor dat hun bijdrage het symposium verrijkte. Ook met dagvoorzitter Marelle van Beerenschot en keynote-speaker Marc Lammers werden zorgvuldige afspraken gemaakt om de dialogen gedurende het evenement te begeleiden en op een meeslepende manier waardevolle inzichten te bieden.

5. Informatievoorziening

Bij de organisatie van een evenement is er veel werk te verzetten om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te krijgen. Onmisbaar is natuurlijk het publiek. Om ervoor te zorgen dat alle bezoekers te juiste informatie kregen is het hele traject van uitnodiging tot afsluiting van het congres uitgedacht.

Met een speciaal ontwikkelde event-website konden we iedereen naar één centrale plek verwijzen voor informatie. Hier vond de registratie van deelnemers plaats, werden bezoekers vooraf meegenomen in het globale programma (en andere praktische informatie) en vonden ze natuurlijk de beste manier om (met het OV) naar HIVE LIVE te komen.

6. Aankleding op locatie

Na veel voorbereiding is de grote dag daar. Smart Camels denkt aan de kleine details. Van eerste aanblik op de evenementenlocatie, tot de aankleding van de plenaire zaal en looproutes door de ontvangstruimte. De signatuur van HIVE LIVE was terug te vinden in alle details; van verlichting, de keynote presentatie tot de garderobe kaartjes. Geen detail wordt gemist bij de organisatie van je evenement.

 

7. Registratie van je evenement

Ook tijdens evenementen die we organiseren blijven we niet stilzitten. We helpen met praktische zaken, verzorgen apparatuur die nodig is (inclusief technici om deze te bedienen) en verzorgen de registratie van je evenement.

8. Evaluatie

De samenwerking sluiten we altijd af met scherpe evaluaties. Beide partijen kunnen hiervan veel leren en zich zo ontwikkelen. Wat ging goed, wat kan nog beter, waar zaten de knelpunten? Zo zorgen we er niet alleen voor dat wij ons blijven ontwikkelen maar dat opdrachten écht goed afgesloten worden.

 

Het congres HIVE LIVE is door de fijne en constante communicatie voor ons een voorbeeldproject geworden. Met een op maat gemaakte planning en gedetailleerde uitvoering zorgden we voor een compleet en succesvol event waar de bezoekers nog vaak aan terug denken.

 

Met de organisatie van Hive.Mobility hadden we een fijne en constante communicatie waardoor we elkaar goed op de hoogte stelden. De op maat gemaakte planning en gedetailleerde uitvoering zorgden voor een complete en succesvolle organisatie van het evenement HIVE LIVE!

Verdient jouw uitdaging ook de blik van Smart Camels?

In acht stappen naar een succesvol evenement voelt als veel, maar klinkt als weinig. In de praktijk komt er nog meer bij kijken en kunnen wij ook jou bij meer helpen. Smart Camels staat klaar om samen een succes te maken van jouw evenement. Het maakt ons niet uit of dat een festival is voor je personeel als beloning voor een succesvol jaar, of een symposium waarop je verbinding creëert tussen essentiële steakholders als fundering voor een succesvolle toekomst.

Bel naar 058 – 585 37 30 of mail naar info@smart-camels.nl
Wij denken graag vrijblijvend met je mee!

Jij hoeft je geen zorgen
meer te maken om zaken als:

conceptontwikkeling  •  organisatie  •  vergunningen, tekeningen & plattegrond, verzekeringen  •  registratie deelnemers  •  website (ontwerp, teksten en foto’s)  •  communicatietraject (save the date, uitnodigingen, reminder)  •  grafische opmaak & design (logo)  •   fotografie  •  videoproductie  •  decoratie (ontwerp & productie)  •  licht, beeld & geluid  •  meubilair  •  entertainment   •  dagvoorzitter/sprekers  •  hostesses  •  tenten & overkappingen  •  garderobe  •  bewegwijzering  •  ehbo  •   verkeersregelaars  •  catering  •  crew  •  social media  •  livestream  •  aftermovie  •  vervoer  •  foodtrucks/foodpunten  •  bewaking  •   stroomvoorzieningen  •  online event platform  •  online betalingssysteem  •  registratie  •  etc.

Ook jouw event
verrassend • menselijk • geregeld

Bel naar 058 – 585 37 30 of laat je terugbellen door een van onze experts!

We maken graag vrijblijvend kennis om te kijken hoe we jou het beste kunnen helpen.

Neem contact met
ons op!

Telefoon: 058 5853 730
Email: info@smartcamels.nl
Adres: Zwettestraat 29-05
8912 AV Leeuwarden

» Routebeschrijving